¿Contratas profesores o personal extranjero? Así puedes gestionar bien los impuestos en EE. UU.

¿Contratas profesores o personal extranjero? Así puedes gestionar bien los impuestos en EE. UU.


📅 21 de enero de 2025 – ⏱ Lectura de 8 minutos

🎓 Talento internacional, cumplimiento real

Cada vez más estudiantes, investigadores y profesores internacionales trabajan en campus de EE. UU. Si tu institución los contrata, tu equipo de nómina debe aplicar retenciones correctas y documentar tratados fiscales sin errores. Como agente de retención, tu responsabilidad es clasificar residencia fiscal, recopilar formularios adecuados y aplicar las tasas correctas. Esta guía es tu plan de acción. 🧭

📚 Tabla de Contenidos

1️⃣ Determinar la residencia (el paso crítico)
2️⃣ Identificar el tipo de pago y su fuente (ECI vs. FDAP)
3️⃣ Reglas de retención (progresiva vs. fija)
4️⃣ Códigos de ingreso frecuentes en campus (18, 19, 20 y FDAP)
5️⃣ Tratados fiscales (quién califica y cómo reclamar)
6️⃣ Formularios clave de onboarding (W-4, 8233, W-8BEN, etc.)
7️⃣ SSN/ITIN: lo esencial (SS-5, W-7)
8️⃣ Errores comunes (y cómo evitarlos)
9️⃣ Flujo de trabajo ágil y cumplidor para nómina

1) 🧮 Determina la residencia fiscal

Clasifica a cada nuevo contratado como ciudadano/residente, dual-status o no residente. Eso define el resto.

  • Ciudadanos y residentes → tributan por ingresos mundiales.

  • No residentes → tributan por ingresos de fuente estadounidense y ciertos ingresos extranjeros conectados efectivamente a una actividad en EE. UU.

  • Dual-status → parte del año como no residente y parte como residente.

Pruebas de residencia:

  • Ciudadanía: ciudadanos son residentes fiscales.

  • Green Card (I-551): residente fiscal en el año en que se posee.

  • Substantial Presence Test (SPT): ≥31 días en el año y 183 días ponderados en el trienio.

    • Días exentos no cuentan (F/J/M/Q: en general 5 años para F estudiantes; 2 para J/Q profesores/investigadores), además de tránsitos <24h, ciertas causas médicas, tripulaciones y ciertos visados OTAN.

👉 Si no es ciudadano, no tiene Green Card y no pasa el SPT (tras exclusiones), normalmente es no residente.

2) 🧾 Identifica el tipo de pago y su fuente

Determina si el ingreso es ECI (Effectively Connected Income) o FDAP:

  • ECI (sueldos, docencia/investigación) → impuesto a tasas progresivas tras deducciones permitidas.

  • FDAP (rentas fijas/determinables/periódicas) → 30% fijo salvo reducción por tratado. Incluye intereses, regalías, ciertas comisiones y otros ingresos pasivos de fuente EE. UU.

3) 💸 Retén con la tasa correcta

  • ECI (nómina) → retención progresiva siguiendo reglas de no residente.

  • FDAP → 30% salvo tratado válidamente reclamado.

4) 🏷️ Códigos de ingreso típicos en universidades

  • Código 18 – Servicios personales dependientes: empleo en EE. UU. no como estudiante/trainee/docente/investigador.

  • Código 19 – Docencia/Investigación: compensación a profesores, docentes, investigadores, académicos.

  • Código 20 – Estudio y formación: sueldos a estudiantes/trainees/aprendices temporalmente en EE. UU. (muy común en trabajos de campus).

  • FDAP: para ingresos pasivos de fuente EE. UU. (p. ej., intereses, regalías).

5) 🌍 Tratados fiscales: menos retención si aplican

EE. UU. tiene tratados bilaterales con numerosos países. Los beneficios dependen de país, tipo de ingreso, visa, tiempo, topes y condiciones específicas. Si el trabajador es residente fiscal del país del tratado y cumple el artículo aplicable, puede reducir o excluir retención cuando lo reclama correctamente.

Cómo aplicarlo bien:

  1. Verifica residencia fiscal por tratado.

  2. Identifica el artículo que cubre ese ingreso.

  3. Revisa límites (tiempo/montos/participación).

  4. Recoge el formulario correcto (abajo).

  5. Controla vencimientos y renovaciones.

6) 🗂️ Formularios imprescindibles (recógelos al inicio)

  • Form W-4 (reglas de no residente): define la retención en salarios. Los no residentes siguen instrucciones especiales (p. ej., sin deducción estándar en la mayoría de casos).

  • Form 8233: para que no residentes reclamen exención por tratado en servicios personales (incluye sueldos de docencia o trabajos de estudiantes) y/o becas no compensatorias con el mismo agente de retención.

  • Form W-8BEN (personas físicas): acredita condición extranjera y permite reducir FDAP por tratado.

  • Form W-8BEN-E (entidades): si paga a una entidad extranjera (menos común en nómina).

Identificadores y certificaciones:

  • Form SS-5: solicitud de SSN (necesario para reportar salarios).

  • Form W-7: solicitud de ITIN si no procede SSN y hay obligación de declarar.

  • Form W-9: solo para personas de EE. UU. (no usar con no residentes).

7) 🔢 SSN vs. ITIN: el identificador correcto

  • Para empleo se requiere normalmente SSN (trámite con SS-5 ante la SSA; estudiantes suelen aportar cartas de DSO y empleador).

  • Si no procede SSN pero hay que declarar, se solicita ITIN (W-7).

8) ⚠️ Errores frecuentes (y su solución)

  • Residencia mal clasificada: olvidar días exentos bajo F/J/M/Q.

  • Formularios incorrectos: usar W-9 a un no residente, o W-8BEN en lugar de 8233 para servicios.

  • Tratado sin soporte: aplicar reducción sin 8233 (servicios) o W-8BEN (FDAP).

  • W-4 como si fuera residente: los no residentes siguen reglas específicas.

  • No controlar límites del tratado: muchos artículos caducan o tienen topes.

  • Confundir FDAP y ECI: deriva en la tasa y formulario equivocados.

✅ Consejo: crea checklists por visa (F-1 estudiante, J-1 investigador, profesor visitante) con formularios y renovaciones por rol.

9) 🧰 Flujo de trabajo recomendado

Paso 1 – Pre-ingreso: recopila visa, país de residencia fiscal, fechas, tipo de pago, presencia previa en EE. UU.
Paso 2 – Clasificación: aplica SPT y exclusiones; determina ECI/FDAP y códigos.
Paso 3 – Documentación: W-4, 8233 (si tratado para servicios), W-8BEN (FDAP), SS-5 o W-7.
Paso 4 – Retención: progresiva para ECI; 30% para FDAP salvo tratado válido.
Paso 5 – Seguimiento: controla límites de tratado y renueva formularios.
Paso 6 – Cierre anual: emite W-2/1042-S según corresponda y concilia.

✅ Conclusión

La clave para una nómina de no residentes impecable es un proceso repetible: clasificar bien la residencia, usar el formulario correcto para cada tipo de ingreso y vigilar los tratados. Con un buen flujo de trabajo, tu universidad protege el cumplimiento, evita ajustes y facilita la vida a todo el equipo. 🌍✅