Składanie formularza 1042-S – kompleksowy przewodnik dla nierezydentów
Złożenie formularza 1042-S może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla nierezydentów oraz instytucji, które z nimi współpracują. Przepisy są techniczne, terminy ścisłe, a błędy mogą prowadzić do kar finansowych, odsetek i niepotrzebnego stresu.
Co roku wiele osób ma wątpliwości dotyczące formularza 1042-S , czym on jest, kto go składa, jaki dochód należy w nim wykazać oraz jak wpływa on na deklarację podatkową nierezydenta. Poniżej znajdziesz uporządkowane wyjaśnienie najważniejszych kwestii.
Czym jest formularz 1042-S i do czego służy?
Formularz 1042-S (Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding) to informacyjny formularz IRS służący do raportowania dochodu ze źródeł w USA wypłacanego osobom zagranicznym, w tym nierezydentom podatkowym.
Dotyczy dochodu, który:
– podlega amerykańskiemu podatkowi u źródła (withholding), lub
– jest zwolniony z podatku na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo szczególnego przepisu IRS.
Formularz 1042-S funkcjonuje razem z formularzem 1042, który podsumowuje całkowitą kwotę podatku potrąconego przez płatnika. Formularz 1042 jest składany do IRS przez instytucję wypłacającą, natomiast formularz 1042-S jest również przekazywany bezpośrednio odbiorcy dochodu (np. uczestnikowi programu J-1).
Jaka jest różnica między formularzem 1042 a 1042-S?
Formularz 1042-S → raportuje konkretne płatności dokonane na rzecz osoby zagranicznej
Formularz 1042 → raportuje łączną kwotę podatku potrąconego przez płatnika
Prościej mówiąc:
1042-S dotyczy konkretnej osoby i konkretnego rodzaju dochodu
1042 dotyczy zbiorczego rozliczenia instytucji z IRS
Kto musi wystawić formularz 1042-S?
Każda osoba fizyczna, firma, uczelnia lub instytucja w USA, która wypłaca określone rodzaje dochodu osobie zagranicznej, musi wystawić formularz 1042-S.
Najczęstsze przypadki to:
– uczelnie wypłacające stypendia lub granty,
– pracodawcy wypłacający wynagrodzenie lub honoraria osobom na wizie J-1,
– instytucje finansowe wypłacające odsetki lub dywidendy,
– organizacje wypłacające wynagrodzenia artystom, sportowcom lub wykonawcom usług.
Oddzielny formularz 1042-S musi zostać wystawiony:
– dla każdego odbiorcy,
– dla każdego rodzaju dochodu,
– dla każdej zastosowanej stawki podatkowej.
Kopie formularza muszą zostać przekazane zarówno IRS, jak i nierezydentowi otrzymującemu dochód.
Najczęstsze kody dochodu na formularzu 1042-S
Niektóre często używane kody to:
01 – odsetki wypłacane przez podmioty amerykańskie
06 – dywidendy wypłacane przez amerykańskie spółki
16 – stypendia lub granty
42 / 43 – dochody artystów lub sportowców
Kod dochodu ma znaczenie, ponieważ określa sposób opodatkowania oraz sposób wykazania dochodu w deklaracji nierezydenta (Form 1040-NR).
Jaki dochód należy wykazać w formularzu 1042-S?
Do dochodów podlegających raportowaniu należą m.in.:
– odsetki i dywidendy ze źródeł w USA,
– opodatkowane stypendia i granty,
– tantiemy i opłaty licencyjne,
– dochody zwolnione z podatku na podstawie umowy podatkowej.
Nie należy raportować:
– płatności za towary lub zapasy magazynowe,
– zakupu sprzętu lub surowców.
Jeśli jesteś uczestnikiem programu J-1, dane z formularza 1042-S bezpośrednio wpływają na Twoje rozliczenie podatkowe i ewentualny zwrot.
Termin składania formularza 1042-S w 2026 roku
Termin złożenia do IRS: 15 marca 2026 roku
Ponieważ 15 marca 2026 przypada w niedzielę, faktyczny termin to 16 marca 2026 roku.
Kopie dla odbiorców również muszą zostać przekazane do tego dnia.
Czy można uzyskać przedłużenie terminu?
Tak.
Możliwe jest:
– automatyczne 30-dniowe przedłużenie przy użyciu formularza 8809,
– dodatkowe przedłużenie (nie jest gwarantowane),
– przedłużenie terminu przekazania kopii odbiorcy przy użyciu formularza 15397.
Wymogi składania elektronicznego
– Instytucje finansowe muszą składać formularze elektronicznie.
– Każdy podmiot składający 10 lub więcej formularzy musi korzystać z systemu e-file.
– W 2026 roku akceptowane są systemy FIRE oraz IRIS.
– Od 1 stycznia 2027 roku system IRIS będzie obowiązkowy.
Kary za błędy lub opóźnienia
Dla formularzy 1042-S składanych w 2026 roku:
– do 340 USD za formularz w przypadku opóźnienia lub braku złożenia,
– do 680 USD za formularz (lub 10% dochodu) w przypadku świadomego naruszenia przepisów.
Opóźnienia lub błędy mogą pośrednio dotknąć również nierezydentów, jeśli dokumenty są nieprawidłowe lub dostarczone z opóźnieniem.
Dlaczego to ważne dla uczestników programu J-1?
Jeśli otrzymałeś formularz 1042-S:
– musisz uwzględnić go w deklaracji podatkowej na formularzu 1040-NR,
– możesz mieć prawo do zwrotu podatku, jeśli potrącono zbyt wysoką kwotę,
– zignorowanie formularza może prowadzić do problemów z IRS.
Podsumowanie
Formularz 1042-S to kluczowy dokument dla nierezydentów otrzymujących dochód ze źródeł w USA. Prawidłowe zrozumienie jego znaczenia oraz poprawne ujęcie w deklaracji podatkowej pomaga uniknąć kar, opóźnień i niepotrzebnych problemów z IRS.
Jeśli masz wątpliwości dotyczące swojego formularza 1042-S, najważniejsze jest, aby nie ignorować dokumentu i upewnić się, że zostanie on prawidłowo uwzględniony w rozliczeniu podatkowym.
Rozpocznij korzystanie z naszych usług, wybierając odpowiednią usługę dla swojej sytuacji tutaj: https://j1summertaxback.com/service-selector