Formulaire W-4 expliqué pour les non-résidents fiscaux
Si vous travaillez aux États-Unis en tant que nonresident alien, l’un des tout premiers documents fiscaux que vous devrez remplir est le Form W-4. Ce formulaire détermine le montant d’impôt fédéral sur le revenu retenu sur chaque salaire.
Chez J1 Summer Tax Back, nous voyons de nombreux titulaires de visa J-1, stagiaires, trainees, au pairs, employés de camps d’été et étudiants internationaux rencontrer des difficultés avec le W-4. Il paraît simple, mais il contient des règles très spécifiques pour les non-résidents. Le remplir incorrectement peut entraîner une retenue trop élevée… ou au contraire une facture fiscale importante lors du dépôt de votre déclaration.
Ce guide explique comment fonctionne le W-4 pour les non-résidents et comment le compléter correctement.
Qu’est-ce que le Form W-4 ?
Le Form W-4 (Employee’s Withholding Certificate) est remis à votre employeur lorsque vous commencez un emploi. Il indique à votre employeur combien d’impôt fédéral doit être retenu sur votre salaire et versé à l’IRS en votre nom.
L’objectif est simple :
S’assurer qu’un montant d’impôt approprié est retenu tout au long de l’année afin d’éviter un trop-perçu ou un solde important à payer au moment de la déclaration.
Important :
Le W-4 ne remplace pas votre déclaration fiscale annuelle. Vous devrez toujours déposer le Form 1040-NR à la fin de l’année fiscale.
Faut-il mettre à jour le W-4 chaque année ?
Non, ce n’est pas obligatoire.
Cependant, vous devriez soumettre un nouveau W-4 si :
- Votre revenu change de manière significative
- Votre statut de résidence fiscale change
- Vous devenez éligible à un avantage de convention fiscale
- Votre statut de visa change
- Vous changez d’employeur
Beaucoup de non-résidents mettent à jour leur W-4 lorsqu’ils commencent un nouvel emploi.
Que signifie “exempt” sur un W-4 ?
Cocher “exempt” signifie que vous demandez à votre employeur de ne pas retenir d’impôt fédéral sur votre salaire.
La plupart des non-résidents ne peuvent pas demander le statut exempt.
Vous pouvez uniquement le faire si :
- Vous n’aviez aucune obligation fiscale fédérale l’année précédente, et
- Vous n’anticipez aucune obligation fiscale pour l’année en cours
Cela est rare pour les titulaires de visa J-1 ou les étudiants internationaux qui perçoivent un salaire.
Comment les non-résidents peuvent éviter une retenue excessive ?
Les non-résidents sont imposés différemment des résidents américains. En conséquence, la retenue peut être plus élevée que nécessaire si le W-4 n’est pas correctement rempli.
Vous pourriez réduire la retenue si :
- Votre pays a une convention fiscale avec les États-Unis
- La convention s’applique à votre type de visa et à votre revenu
- Vous remplissez correctement les formulaires préalables à l’emploi (ex : Form 8233)
Les conventions fiscales ne sont jamais automatiques et doivent être correctement appliquées.
Comment remplir le Form W-4 en tant que non-résident
L’IRS prévoit des instructions spécifiques pour les non-résidents.
Étape 1
Indiquez :
- Votre nom complet
- Votre adresse
- Votre SSN (ou ITIN si applicable)
Pour le statut de déclaration à l’étape 1(c), vous devez toujours sélectionner :
“Single or Married filing separately”
Même si vous êtes marié.
C’est une règle essentielle pour les non-résidents.
Étapes 2 et 3
Remplissez ces sections uniquement si elles s’appliquent réellement à votre situation.
La plupart des non-résidents les laissent vides.
Étape 4
À l’étape 4(c), écrivez “NRA” dans l’espace prévu.
Cela informe l’employeur que vous êtes un nonresident alien et que les règles spéciales de retenue doivent s’appliquer.
Oublier d’inscrire “NRA” est l’une des erreurs les plus fréquentes.
Étape 5
Signez et datez le formulaire.
Ne remplissez aucune autre section sauf indication spécifique.
Règles particulières pour certains pays
Certaines conventions fiscales prévoient des règles spéciales :
- Les résidents indiens peuvent bénéficier de déductions supplémentaires selon la convention fiscale États-Unis–Inde
- Les résidents du Canada, du Mexique et de la Corée du Sud peuvent dans certains cas bénéficier d’avantages liés aux personnes à charge
Ces situations sont très spécifiques et doivent être analysées au cas par cas.
Différence entre W-4, W-2 et W-9
W-4
Détermine combien d’impôt est retenu sur votre salaire.
W-2
Reçu après la fin de l’année. Il indique votre salaire total et les impôts retenus.
W-9
N’est pas destiné aux non-résidents.
Si vous êtes nonresident alien et qu’on vous demande un W-9, cela doit être vérifié immédiatement.
Qui peut vous aider avec votre W-4 ?
Vous pouvez remplir le W-4 vous-même.
Mais une erreur peut entraîner :
- Une retenue excessive
- Une dette fiscale inattendue
- Des problèmes de conformité
Un W-4 correctement rempli permet :
- Une retenue adaptée
- Une meilleure cohérence avec votre Form 1040-NR
- Une conformité fiscale toute l’année
Conclusion
Le W-4 est un petit formulaire avec un impact majeur. Pour les non-résidents, en particulier les titulaires de visa J-1, il doit être complété selon des règles spécifiques différentes de celles des résidents américains.
Le remplir correctement dès le départ évite des surprises désagréables lors de la déclaration fiscale.
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