Form 1042-S einreichen , Ein umfassender Leitfaden für Nonresidents
Das Einreichen oder Erhalten eines Form 1042-S kann sich sehr überwältigend anfühlen , besonders für Nonresident Aliens und ganz speziell für J-1-Teilnehmer. Die Regeln sind technisch, die Fristen streng, und schon kleine Fehler können zu Strafen, Verzögerungen oder unnötigem Stress führen. Viele internationale Studierende sind unsicher, was dieses Formular eigentlich bedeutet und welche Rolle es für ihre Steuererklärung spielt.
Genau hier entsteht oft Verwirrung: Was ist Form 1042-S? Wer stellt es aus? Welche Einkünfte müssen darauf stehen? Und wie hängt es mit deiner nonresident tax return zusammen? Dieser Leitfaden erklärt dir alles verständlich, strukturiert und Schritt für Schritt.
Wofür wird Form 1042-S verwendet?
Form 1042-S (Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding) ist ein Informationsformular des IRS. Es wird genutzt, um Einkünfte aus U.S.-Quellen zu melden, die an ausländische Personen gezahlt wurden, also auch an Nonresident Aliens.
Das Formular betrifft Einkünfte, die:
der U.S.-Quellensteuer unterliegen, oder
von der Steuer befreit sind, zum Beispiel aufgrund eines Steuerabkommens oder einer speziellen IRS-Regel
Form 1042-S funktioniert immer zusammen mit Form 1042.
Während Form 1042 die gesamte Quellensteuer des Zahlers zusammenfasst, wird Form 1042-S zusätzlich direkt an den Empfänger geschickt , zum Beispiel an einen J-1-Teilnehmer.
Für dich als J-1-Student ist wichtig: Die Angaben auf dem 1042-S beeinflussen direkt, wie viel Steuer du schuldest oder zurückbekommst, und müssen korrekt in deiner Form 1040-NR gemeldet werden.
Unterschied zwischen Form 1042 und Form 1042-S
Form 1042-S:
meldet konkrete Zahlungen an eine bestimmte ausländische Person
Form 1042:
meldet die gesamte einbehaltene Steuer des Zahlers an den IRS
Einfach erklärt:
Form 1042-S = individuelle Einkünfte
Form 1042 = Gesamtverantwortung des Arbeitgebers oder der Institution
Wer muss Form 1042-S einreichen?
Jede U.S.-Person oder Organisation, die bestimmte Einkünfte an eine nicht in den USA steueransässige Person zahlt, ist verpflichtet, Form 1042-S auszustellen.
Typische Beispiele sind:
Universitäten, die Stipendien oder Zuschüsse zahlen
Arbeitgeber, die J-1-Teilnehmer beschäftigen
Finanzinstitute mit Zins- oder Dividendenausschüttungen
Organisationen, die Künstler, Athleten oder selbstständige Auftragnehmer bezahlen
Ein separates Form 1042-S muss ausgestellt werden:
für jeden einzelnen Empfänger
für jede Einkommensart
für jeden angewendeten Steuersatz
Eine Kopie muss immer an den Nonresident weitergegeben werden, damit die Angaben korrekt in der Steuererklärung verwendet werden können.
Häufige Einkommenscodes auf Form 1042-S
Form 1042-S enthält sogenannte Income Codes. Diese Codes bestimmen, wie das Einkommen besteuert wird und wie es auf der nonresident tax return anzugeben ist. Häufige Beispiele sind:
01 , Zinsen aus U.S.-Quellen
06 , Dividenden von U.S.-Unternehmen
16 , Stipendien oder Fellowship Grants
42 / 43 , Einkommen von Künstlern oder Athleten
Die korrekte Zuordnung dieser Codes ist entscheidend, besonders wenn ein Steuerabkommen angewendet werden soll.
Welche Einkünfte gehören auf Form 1042-S?
Typische meldepflichtige Einkünfte sind:
Zinsen und Dividenden aus U.S.-Quellen
steuerpflichtige Stipendien oder Zuschüsse
Lizenzgebühren und Royalties
Einkünfte, die aufgrund eines Steuerabkommens steuerfrei sind
Nicht auf Form 1042-S gehören:
Zahlungen für Waren oder Inventar
Käufe von Ausrüstung oder Rohmaterial
Wenn du ein J-1-Teilnehmer bist, hat dein Form 1042-S direkten Einfluss auf die Berechnung deines Refunds, weshalb es vor dem Einreichen der Steuererklärung sorgfältig geprüft werden sollte.
Frist für Form 1042-S im Jahr 2026
Für das Steuerjahr 2025 gelten folgende Fristen:
IRS-Abgabefrist: 15. März 2026
Da dieser Tag auf einen Sonntag fällt, verschiebt sich die Frist auf 16. März 2026
Bis zu diesem Datum muss dir auch deine Kopie des Formulars vorliegen.
Kann eine Verlängerung beantragt werden?
Ja. Zahler können:
eine automatische Verlängerung um 30 Tage mit Form 8809 beantragen
Zusätzliche Verlängerungen sind möglich, aber nicht garantiert.
Verlängerungen für die Empfängerkopie müssen separat beantragt werden.
Elektronische Einreichung
Bestimmte Stellen sind zur elektronischen Abgabe verpflichtet:
Finanzinstitute immer
alle Zahler, die 10 oder mehr Formulare einreichen
Im Jahr 2026 werden sowohl FIRE als auch IRIS akzeptiert.
Ab dem 1. Januar 2027 wird IRIS verpflichtend.
Strafen bei falscher oder verspäteter Abgabe
Für Form 1042-S gelten strenge Strafregelungen:
bis zu 340 USD pro Formular bei verspäteter oder fehlender Abgabe
bis zu 680 USD pro Formular oder 10 % des Einkommens bei vorsätzlicher Missachtung
Auch wenn diese Strafen formal den Zahler betreffen, wirken sie sich häufig indirekt auf Nonresidents aus, wenn Unterlagen verspätet oder falsch ausgestellt werden.
Warum das für J-1-Teilnehmer wichtig ist
Wenn du ein Form 1042-S erhalten hast:
musst du es zwingend in deiner Form 1040-NR angeben
kann es sein, dass dir ein Refund zusteht, wenn zu viel Steuer einbehalten wurde
kann das Ignorieren oder falsche Melden zu Problemen mit dem IRS führen
Ein korrekt behandeltes Form 1042-S sorgt dafür, dass deine international students taxes richtig berechnet werden und du kein Geld verlierst.
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