Cómo preparar formularios W-2 para tus empleados no residentes

📄 Cómo completar un formulario W-2 para empleados no residentes

Preparar formularios de impuestos para tus empleados no residentes puede ser un proceso complicado.
Las normas fiscales son diferentes a las de los residentes y varían según la visa, país de origen y tipo de ingreso.

En esta guía, te explicamos cómo preparar correctamente los formularios W-2 para tus empleados no residentes y mantener el cumplimiento con el IRS.

💼 ¿Qué es un formulario W-2?

El W-2 (Wage and Tax Statement) informa los salarios pagados y los impuestos retenidos durante el año fiscal.

Los empleados no residentes usan este formulario para presentar su declaración 1040NR y determinar si deben pagar impuestos adicionales o recibir un reembolso.

📅 ¿Cuándo se deben entregar los formularios W-2?

Debes proporcionar el W-2 completo a cada empleado antes del 31 de enero.
También debes enviar copias al IRS y a las autoridades fiscales estatales correspondientes.

Puedes entregarlo:

• 📧 Por correo electrónico o portal seguro

• 📬 Por correo físico

Cumplir con la fecha límite garantiza que los empleados puedan presentar su declaración antes del 15 de abril.

🧾 Información necesaria para completar un W-2

Antes de comenzar, reúne los datos del empleador y del empleado.

Necesitarás:

• Número de Identificación del Empleador (EIN)

• Nombre y dirección de la empresa

• Número de identificación estatal

• Nombre, dirección y SSN o ITIN del empleado

• Total de salarios y compensaciones

• Impuestos federales y estatales retenidos

💡 Consejo: Mantén esta información organizada para evitar errores y retrasos.

💻 ¿Puedo completar un formulario W-2 en línea?

Sí, y es la forma más eficiente.

Con las herramientas de J1 Summer Tax Back, tu departamento de nómina puede crear, gestionar y enviar W-2 para todos los empleados no residentes en minutos.

El sistema garantiza:
✅ Cálculo correcto de retenciones
✅ Verificación de residencia fiscal
✅ Aplicación automática de tratados fiscales
✅ Almacenamiento seguro y reportes detallados

🧮 Cómo te ayudamos

Nuestro sistema fiscal para no residentes facilita cada etapa del proceso W-2:

• Determina automáticamente quién es no residente

• Genera los formularios necesarios (W-2, 1042-S, W-8BEN, W-4, etc.)

• Aplica beneficios de tratados fiscales

• Guarda todos los documentos de forma segura en la nube

🌐 Por qué elegirnos

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✅ Verificación automática de residencia y tratados
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