¿Contratas personal extranjero? 7 reglas fiscales que los empleadores del sector hotelero en EE. UU. no pueden ignorar”

¿Contratas personal extranjero? 7 reglas fiscales que los empleadores del sector hotelero en EE. UU. no pueden ignorar”

La industria hotelera estadounidense — que incluye restaurantes, hoteles, resorts, casinos y centros de entretenimiento — depende del talento internacional.
Ya sea por temporadas, programas de intercambio o puestos permanentes, los trabajadores extranjeros son esenciales.

Sin embargo, para los equipos de nómina y RR. HH., gestionar empleados internacionales implica retenciones, reportes y normas fiscales más complejas.
Aquí te explicamos las 7 claves esenciales de nómina que todo empleador debe conocer al contratar personal extranjero.

1. Conoce los visados más comunes en hotelería

Los empleadores del sector suelen contratar a través de programas como:

  • H-2B – empleos temporales no agrícolas (muy usados en resorts o catering).

  • J-1 – programas de intercambio cultural o prácticas (comunes en hoteles).

  • H-1B o TN – para cargos especializados.

  • Residentes permanentes (Green Card) – para posiciones estables o anuales.

Cada tipo de visa define el tratamiento fiscal, las exenciones FICA y las obligaciones de retención.

2. Entiende las bases fiscales para trabajadores extranjeros

Los empleados se clasifican en dos categorías:

  • Residentes fiscales – pagan impuestos como ciudadanos estadounidenses.

  • No residentes – están sujetos a normas especiales de retención.

Datos clave:

  • Ambos tipos pueden estar sujetos a retención de impuesto federal sobre salarios.

  • Los no residentes pueden enfrentar una retención del 30 % sobre ingresos de fuente estadounidense, salvo que un tratado fiscal disponga una tasa menor.

  • Titulares de visas F-1, J-1, M-1 y Q-1/Q-2 pueden estar exentos de FICA hasta por 5 años (estudiantes) o 2 de cada 7 años (no estudiantes).

3. Usa los formularios del IRS correctos

Formularios que los empleados entregan:

  • W-4 – obligatorio para todos.

  • 8233 – para reclamar exenciones por tratados fiscales.

  • W-8BEN – para ingresos no salariales (becas o rentas pasivas).

Formularios que el empleador emite:

  • W-2 – salarios de residentes o no residentes.

  • 1042-S – ingresos de no residentes (por tratados o fuentes no empresariales).

Mantener los formularios correctos evita errores y auditorías.

4. Considera los impuestos estatales

Cada estado tiene su propio código fiscal.
Ejemplo:

  • California, Nueva Jersey y Pensilvania no reconocen los tratados federales.

  • California retiene el 7 % sobre pagos no salariales mayores a $1,500 al año para no residentes.

Mantente actualizado con las reglas de cada estado para evitar errores de retención.

5. Aprovecha los beneficios de los tratados fiscales

EE. UU. tiene más de 60 tratados fiscales con países como Canadá, México, Jamaica y Filipinas.
Estos tratados pueden reducir o eliminar impuestos para ciertos empleados.

Para aplicarlos:

  • El trabajador presenta el Formulario 8233 con el artículo del tratado.

  • El empleador conserva la documentación en caso de auditoría.

6. Evita errores comunes de cumplimiento

Errores frecuentes:

  • Clasificar mal la residencia fiscal.

  • Aplicar incorrectamente la exención FICA.

  • Omitir los formularios 1042/1042-S.

  • Usar el formulario de onboarding equivocado.

  • No controlar la vigencia de documentos (DS-2019, I-20, etc.).

La automatización de formularios y el seguimiento de fechas evitan sanciones.

7. Elige el software de nómina adecuado

Los sistemas tradicionales no siempre contemplan la complejidad de empleados extranjeros.
Busca una solución que permita:

  • Manejar múltiples tipos de visa.

  • Generar automáticamente formularios del IRS (W-2, 1042-S, etc.).

  • Aplicar beneficios de tratados.

  • Cumplir con impuestos estatales.

  • Ofrecer portales de autoservicio para empleados.

Cómo J1 Summer Tax Back ayuda a empleadores del sector hotelero

J1 Summer Tax Back facilita la gestión fiscal de personal internacional con herramientas que:

  • Determinan residencia fiscal automáticamente (Prueba de Presencia Sustancial).

  • Calculan retenciones correctas según tipo de visa.

  • Generan formularios (W-4, 8233, W-8BEN, 1042-S, W-9).

  • Garantizan cumplimiento en varios estados.

Con nuestras soluciones, tu negocio puede evitar errores de nómina, reducir auditorías y mantener total cumplimiento fiscal, mientras te enfocas en ofrecer experiencias excepcionales a tus huéspedes.