Найм сотрудников по визе J-1
Полное руководство по налоговым требованиям для работодателей
Представьте себе: это самая загруженная неделя сезона, и прибывает новая группа сотрудников J-1, готовых приступить к работе. Отделу payroll нужно быстро оформить их в системе, менеджеры хотят поставить их в расписание, а сами сотрудники переживают, потому что никогда раньше не получали зарплату в США. Если удержание налогов будет настроено неправильно с первого дня, проблема обычно проявится позже , в виде недовольного сотрудника, задержки возврата налога или запроса на исправление формы W-2.
Это руководство объясняет, что должны знать работодатели в США, чтобы правильно соблюдать налоговые требования при работе с сотрудниками J-1 с самого начала, используя простые объяснения и корректные правила для нерезидентов.
Может ли работодатель нанять человека по визе J-1?
Да, если данное лицо имеет разрешение работать в вашей организации в рамках своей программы J-1. Категории участников программы J-1 Exchange Visitor включают Summer Work Travel, Intern, Trainee, Camp Counselor, Au Pair, Teacher, Research Scholar, Physician и другие. Разрешение на работу зависит от категории программы и правил спонсора, поэтому первый шаг работодателя , подтвердить документы о разрешении на работу и детали программы сотрудника.
Ключевой вывод для работодателя
Сотрудника J-1 нельзя нанимать так же, как стандартного работника-резидента США. Категория визы и ограничения спонсора программы влияют на право на работу, обработку payroll и налоговые формы.
Шаг 1: Определите налоговый статус резидентства сотрудника
Ваше удержание налогов в payroll в значительной степени зависит от того, является ли сотрудник нерезидентом (nonresident alien) для налоговых целей.
Большинство участников J-1 являются нерезидентами для налоговых целей в течение начального периода “exempt individual”. Во многих распространенных категориях J-1 дни пребывания в США могут исключаться из теста существенного присутствия (Substantial Presence Test) на ограниченное количество календарных лет. После этого периода некоторые работники J-1 могут стать резидентами для налоговых целей в зависимости от количества дней пребывания.
Что должны делать работодатели
Попросить сотрудника предоставить историю въездов в США и категорию J-1.
Использовать процесс определения резидентства, который правильно применяет Substantial Presence Test, включая правила exempt individual.
Пересматривать статус резидентства, если сотрудник возвращается на несколько лет.
Почему это важно
Если вы рассматриваете нерезидента как резидента, вы можете удерживать налоги неправильно, неправильно применять льготы по налоговому соглашению и выдавать неправильные формы отчетности.
Шаг 2: Понимание, какие налоги применяются к сотрудникам J-1 нерезидентам
Федеральный и налог штата на доходы
Сотрудники J-1 нерезиденты обычно должны платить федеральный подоходный налог США с заработной платы в США. Также может применяться налог штата в зависимости от штата, где выполняется работа.
Налоги FICA для нерезидентов J-1
Многие сотрудники J-1 нерезиденты обычно освобождены от налогов Social Security и Medicare (FICA), если их работа разрешена в рамках визы и они остаются нерезидентами для налоговых целей.
Распространенная проблема
Иногда FICA удерживают ошибочно, особенно когда сотрудника вводят в payroll как стандартного работника США.
Если FICA была удержана ошибочно
Работодатели обычно исправляют это через процедуры исправления payroll и могут быть обязаны выдать исправленную форму заработка (Form W-2C), если это требуется. Сотрудникам часто сложно вернуть ошибочно удержанный FICA без участия работодателя.
Важное примечание
Освобождение от FICA не является автоматическим во всех случаях. Если сотрудник J-1 становится резидентом для налоговых целей, освобождение от FICA может измениться. Всегда основывайте обработку payroll на подтвержденном статусе резидентства.
Шаг 3: Знание налоговых соглашений и того, что должны делать работодатели
США имеют соглашения об избежании двойного налогообложения со многими странами. Некоторые соглашения могут уменьшить или полностью устранить удержание федерального подоходного налога США на определенные виды дохода для подходящих сотрудников-нерезидентов, часто включая заработную плату в определенных пределах и периодах времени.
Обязанности работодателя
Не угадывайте право на применение соглашения. Это зависит от страны сотрудника, типа визы, вида дохода, времени пребывания в США и статьи соглашения.
Создайте четкий внутренний процесс для сбора форм по налоговому соглашению как можно раньше, желательно до первой выплаты зарплаты.
Две распространенные формы, связанные с налоговыми соглашениями, которые могут предоставить сотрудники
Form 8233 для заявления льготы по соглашению на доход от личных услуг, например заработную плату
Form W-8BEN для определенных видов дохода, не являющихся заработной платой, или для подтверждения иностранного статуса в отдельных ситуациях выплат
Шаг 4: Соберите правильные формы при приеме на работу (onboarding)
Чистый процесс onboarding предотвращает большинство ошибок удержания налогов для нерезидентов.
Form W-4
Сотрудники J-1 должны заполнить Form W-4, чтобы вы могли рассчитать удержание федерального подоходного налога. Заполнение W-4 для нерезидентов имеет специальные правила IRS, которые отличаются от правил для резидентов. Если вы применяете логику W-4 для резидентов, вы можете удерживать слишком мало или слишком много.
Лучшая практика для работодателя
Обучить HR и payroll распознавать требования W-4 для нерезидентов и отмечать любые данные, которые выглядят как типичные варианты подачи для резидентов.
Form 8233 (если заявляется соглашение на заработную плату)
Если применяется освобождение от налога по соглашению на заработную плату, сотрудник может подать Form 8233. Работодатели обычно должны следовать процедурам IRS по проверке и отправке формы в установленные сроки и хранить копии.
Form W-8BEN (в применимых ситуациях выплат)
Эта форма может использоваться в ситуациях, связанных с определенными выплатами, не являющимися заработной платой, или для заявления льгот по соглашению для конкретных категорий дохода. Во многих стандартных ситуациях выплаты зарплаты через payroll используется Form 8233, поэтому правильная форма зависит от типа выплаты.
SSN или ITIN
Сотрудники часто находятся в процессе получения SSN. Если они не имеют права на SSN, может понадобиться ITIN для подачи налоговой декларации. С точки зрения работодателя ваша задача , собрать правильные идентификационные данные и вести точные записи payroll, в то время как сотрудник подает заявление в IRS, если это требуется.
Шаг 5: Выдайте правильные годовые налоговые документы
Form W-2
Сотрудникам необходим W-2 для подачи налоговой декларации США, обычно Form 1040-NR для нерезидентов. W-2 должна отражать правильные суммы заработка и удержаний. Ошибки часто вызывают задержки возврата или переписку с IRS.
Распространенный график для работодателя
Предоставить Form W-2 до 31 января.
Исправление ошибок
Если ошибки удержания или отчетности обнаруживаются позже, вам может понадобиться исправить записи payroll и выдать Form W-2C, когда это уместно. Это особенно важно при ошибках с FICA.
Практический чек-лист для работодателей, нанимающих работников J-1
Проверьте разрешение на работу, связанное с программой J-1 и правилами спонсора
Правильно определите налоговый статус резидентства, затем задокументируйте свое определение
Настройте payroll с учетом правил удержания для нерезидентов
Определите, может ли применяться налоговое соглашение, и соберите нужные документы до первой выплаты зарплаты
Подтвердите право на освобождение от FICA для сотрудников J-1 нерезидентов и предотвратите неправильное удержание FICA
Ведите четкие записи и выдавайте годовые формы точно и вовремя
Быстро исправляйте ошибки с помощью процедур исправления payroll и исправленных форм при необходимости
Почему это важно для ваших сотрудников J-1
Для многих участников J-1 система payroll и налоговые формы США совершенно новые. Когда работодатели удерживают налоги неправильно или выдают неверные документы, сотрудник часто чувствует себя в тупике, особенно после возвращения домой. Правильная настройка с первого дня помогает им подать корректную декларацию нерезидента, заявить льготы по налоговому соглашению при наличии права и получить положенный возврат без ненужных задержек.
Начните пользоваться нашими услугами, выбрав подходящую услугу для вашего случая здесь: https://j1summertaxback.com/service-selector